To tag or not to tag: that is the question

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To tag or not to tag: that is the question

If you really want to make a disaster that will be remembered by the future generations, you can create tag numbers for maintenance purposes (used to identify locations into the CMMS database), different from those created by design engineers on the P&ID.

Obviously it depends very much on the environment, namely the type of industry and plant you are working, but, in principle, the message is that it shall exist a well recognized system to uniquely identify the location of a piece of equipment on all the systems (databases, archives) involved in all the business processes of the company relevant to asset management.

In other words, the method for identifying pieces of equipment and assets in general must be shared by all involved parties and be part of a common understanding either by those working at the DCS terminal in a control room, or issuing a work order through the CMMS. Any discrepancy, has an impact, not only on the speed and quality of communication among operators, maintainers, supervisors and planners, but also on safety.

Try to figure out what could happen if those going on site to maintain a piece of equipment with a work order and those going to maneuver to isolate and tag-out/lock-out the same equipment, have documents sporting different tag numbers with the risk that the equipment locked-out is not the same on which the maintainer is going to work and, for instance, he opens a junction box of a motor which is live.

In addition to this, there's the fact that the tags of the equipment locations in the database of the CMMS will not correspond to those reported on drawings, schemes, manuals, certificates and all other documents normally used by maintainers and all other people involved in the process throughout their discussions and work. In a nutshell, a real disaster, that will never be compensated by the advantages of having a maintenance oriented taxonomy.
Much better to discuss these issues and methodologies well in advance whilst preparing the specifications for new projects and relevant contracts. One of the main purposes of maintenance engineering, should be to give the right input also to the design of plants.

Somebody might object that, in a modern maintenance system, there's the need to identify equipment with taxonomies more suitable to maintenance engineering needs, grouping pieces of equipment according to their type, use and reliability category. Nowadays for CMMS and computerized systems in general, including additional attributes and indexing search engines and grouping with these criteria, is not an issue at all, without the need to modify the main identifier which must be the tag number.

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